Yhtymähallitus
Pöytäkirja 08.05.2026/Pykälä 37

Yhtymähallitus 08.05.2026 § 37  

SAKKY/215/07.00.00/2024  

Valmistelija tiedonhallinnan ohjausryhmä, tiedonhallinnan asiantuntija

Tiedonhallintalain (TihL 906/2019 § 5) mukaan tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia. Savon koulutuskuntayhtymä on tiedonhallintalain mukainen tiedonhallintayksikkö.

Tiedonhallintamallia ylläpidetään palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojen keruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteen toimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.

Tiedonhallintamallilla kuvataan organisaation tiedonhallinnan toimintaympäristöä kokonaisuutena. Malli sisältää kuvauksen organisaation toimintaprosesseista, niihin liittyvistä tietovarannoista, tietovarantojen sisältämistä tietoaineistoista ja tietoaineistojen hallinnassa käytettävistä tietojärjestelmistä sekä niiden sidoksista toisiinsa ja niihin liittyvistä vastuista. Tiedonhallintamallissa kuvataan myös tietoaineistojen ja järjestelmien hallintaan liittyviä tietoturvallisuustoimenpiteitä.

Tiedonhallintamalli on luonteeltaan tiedonhallintayksikön sisäinen, johdon hyväksymä nykytilan kuvaus. Malli tulee päivittää, kun tiedonhallinnassa tapahtuu sen sisältöön vaikuttavia muutoksia.

Kuntayhtymässä on käytössä Digiturvamalli-järjestelmä, jossa ylläpidetään tiedonhallinnan dokumentaatiota. Dokumentaatiossa viitataan muihin, erikseen hyväksyttäviin tiedonhallinnan määräyksiin ja ohjeisiin, joista keskeisimpiä ovat asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje sekä arkistonmuodostussuunnitelma, tietosuojapolitiikka ja tietoturvapolitiikka. Dokumentaation pohjalta on mahdollista tuottaa tiedonhallintalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) edellyttämät kuvaukset, kuten tiedonhallintamalli, asiakirjajulkisuuskuvaus, henkilötietojen käsittelytoimia koskeva seloste ja tietosuojaselosteet rekisteröidyn informointia varten. Digiturvamallin lisäksi kuntayhtymän toimintaprosesseja ja niihin liittyvän tiedon hallintaa kuvataan myös IMS-järjestelmän prosessikuvauksissa ja ARC-järjestelmän kokonaisarkkitehtuurikuvauksissa siten, että samojen tietoja ylläpitoa eri järjestelmissä pyritään välttämään.

Kuntayhtymän tiedonhallintamalli on kooste Digiturvamallissa kuvatusta tiedonhallinnan dokumentaatiosta. Mallia laadittaessa on hyödynnetty julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan suositusta tiedonhallintamallista (Valtionvarainministeriön julkaisuja 2024:22) sekä suositusta tietoturvallisuuden vähimmäisvaatimuksista (Valtionvarainministeriön julkaisuja 2024:19).

Kuntayhtymän hallintosäännön mukaan yhtymähallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain 4.2 § mukaiset tiedonhallinnan vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kuntayhtymässä. Tiedonhallintamallin ylläpidosta vastaa tiedonhallinnan ohjausryhmä.

Tiedonhallintamallin hyväksyy yhtymähallitus tiedonhallinnan ohjausryhmän valmistelun pohjalta. Tiedonhallinnan ohjausryhmän lisäksi tiedonhallintamallin päivityksestä ja ajantasaisesta dokumentaatiosta vastaavat omalta osaltaan myös tietovarannoista ja -aineistoista vastaavat viranomaiset sekä tietojärjestelmien omistajat ja pääkäyttäjät.

Tiedonhallintamallia, jonka yhtymähallitus on kokouksessaan 13.12.2024 (§ 129) hyväksynyt, on päivitetty vuosien 2025 ja 2026 aikana. Suurimmat muutokset koskevat kuntayhtymän pääprosessien, niihin liittyviin tietovarantojen sekä niistä vastaavien viranomaisten määrittelyä. Myös joitakin tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamisen kuvauksia on päivitetty toteutetuilla toimenpiteillä ja tehdyillä linjauksilla.

Päivitetty kuntayhtymän tiedonhallintamalli on liitteenä (Liitteet 1 ja 2; osittain salassa pidettävät, JulkL 24.1 § 7). Oheismateriaalina on myös tiedonhallintamallin päivitysversio, johon on merkitty tehdyt muutokset.

Tiedonhallintamallia yhtymähallituksen kokouksessa esittelee tiedonhallinnan asiantuntija Pia Karhunen.

Lisätietoja: kuntayhtymän johtaja Heikki Helve, puh. 044 785 3050,

heik­ki.helve@sakky.fi tai tiedonhallinnan asiantuntija Pia Karhunen, puh. 044 785 3051, pia.karhunen@sakky.fi.

Kuntayhtymän johtajan

päätösehdotus 

Päätös Yhtymähallitus päätti hyväksyä yksimielisesti päätösehdotuksen.

Pöytäkirjamerkintä:

Tiedonhallinnan asiantuntija Pia Karhunen osallistui kokoukseen asiantuntijana tämän asiakohdan käsittelyn ajan.

Arvio päätöksen vaikuttavuudesta