Yhtymähallitus
Pöytäkirja 26.04.2024/Pykälä 43

Yhtymähallitus 26.04.2024 § 43  

67/07.01.01/2024  

Valmistelija tietosuojavastaava ja tiedonhallinnan asiantuntija

Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017) velvoittaa koulutuksen järjestäjän määrittelemään tehtävät, joihin sisältyy opiskelijaksi hakevan tai opiskelijan terveydentilaa ja rikostuomioita koskevien tietojen käsittelyä. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) velvoittaa työnantajan nimeämään henkilöt tai määrittelemään tehtävät, joihin sisältyy työntekijän terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä. Yhtymähallitus on 26.2.2021 § 18 nimennyt tehtävät, joissa kuntayhtymässä saadaan käsitellä salassa pidettäviä henkilötietoja (oheisaineistona). Päätöksessä on määritelty salassa pidettävien henkilötietojen käsittelyä sisältäviä tehtäviä laajemmin kuin yllä mainitut lait edellyttävät, eli se sisältää myös muiden salassa pidettävien henkilötietojen käsittelijöitä kuntayhtymässä.

Salassa pidettävien henkilötietojen käsittelyä sisältävät tehtävät -asiakirjan päivitystä on valmisteltu tietosuojatiimissä. Päivitystarpeita on käyty läpi oppimispalveluissa (oppimispalvelujen johtotiimi, opiskelijapalvelupäällikkö), tukipalveluissa (tukipalvelujen johtotiimi, henkilöstöpalvelut, tietohallintosuunnittelija) sekä tietojohtamisen ohjausryhmässä. Kuntayhtymän johtoryhmä on käsitellyt luonnosta 27.2.2024 kokouksessaan ja hyväksynyt osaltaan päivitykset. Henkilöstöä koskevien tietojen käsittelijöissä ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia, joten asiaa ei ole käsitelty erikseen yt-ryhmässä.

Asiakirjaan on muun muassa korjattu tehtävänimikemuutoksia, lisätty opiskelijoiden henkilötietojen käsittelijöihin lukion johtaja lukion opiskelijoiden tietojen osalta, lisätty uutena tietokokonaisuutena väestötietojärjestelmään tallennetun turvakiellon alaiset yhteystiedot sekä tarkistettu tietojen käsittelyä kuntayhtymän tietovaraston ja raportointipalvelun osalta. Asiakirjassa mainittuja opiskelijoiden tietojen käsittelyjä on tarkennettu Primuksessa siten, että suurin osa niistä ei enää siirry tietovarastoon (*). Tietovarasto on kuitenkin edelleen mainittuna luonnoksessa, koska siellä voi olla kyseisiä tietoja aikaisemmalta ajalta.

Päivitetty luettelo salassa pidettävien henkilötietojen käsittelyä sisältävistä tehtävistä kuntayhtymässä on liitteenä (Liite 7).

Lisätietoja: kuntayhtymän johtaja Heikki Helve, puh. 044 785 3050,

heik­ki.helve@sakky.fi, tietosuojavastaava Jukka Mustonen, puh. 044 785 3944, jukka.mustonen@sakky.fi tai tiedonhallinnan asiantuntija Pia Kar­hu­nen, puh. 044 785 3051, pia.karhunen@sakky.fi.

Kuntayhtymän johtajan

päätösehdotus Yhtymähallitus päättää

1) hyväksyä päivitetyn luettelon salassa pidettävien henkilötietojen käsittelyä sisältävistä tehtävistä kuntayhtymässä liitteen mukaisena; ja

2) valtuuttaa kuntayhtymän johtajan hyväksymään sellaiset vähäiset korjaukset luetteloon, jotka ovat tarpeellisia sen ajan tasalla pitämiseksi.

Päätös Yhtymähallitus päätti hyväksyä yksimielisesti päätösehdotuksen.

Arvio päätöksen vaikuttavuudesta