Yhtymähallitus
Pöytäkirja 13.12.2024/Pykälä 129

Yhtymähallitus 13.12.2024 § 129  

215/07.00.00/2024  

Valmistelija tiedonhallinnan ohjausryhmä, tiedonhallinnan asiantuntija

Tiedonhallintalain (TihL 906/2019 § 5) mukaan tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia. Savon koulutuskuntayhtymä on tiedonhallintalain mukainen tiedonhallintayksikkö.

Tiedonhallintamallia ylläpidetään palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojen keruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteen toimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.

Tiedonhallintamallilla kuvataan organisaation tiedonhallinnan toimintaympäristöä kokonaisuutena. Malli sisältää kuvauksen organisaation toimintaprosesseista, niihin liittyvistä tietovarannoista, tietovarantojen sisältämistä tietoaineistoista ja tietoaineistojen hallinnassa käytettävistä tietojärjestelmistä sekä niiden sidoksista toisiinsa ja niihin liittyvistä vastuista. Tiedonhallintamallissa kuvataan myös tietoaineistojen ja järjestelmien hallintaan liittyviä tietoturvallisuustoimenpiteitä.

Tiedonhallintamalli on luonteeltaan tiedonhallintayksikön sisäinen, johdon hyväksymä nykytilan kuvaus. Malli tulee päivittää, kun tiedonhallinnassa tapahtuu sen sisältöön vaikuttavia muutoksia.

Kuntayhtymässä on käytössä Digiturvamalli-järjestelmä, jossa ylläpidetään tiedonhallinnan dokumentaatiota. Dokumentaatiossa viitataan muihin, erikseen hyväksyttäviin tiedonhallinnan määräyksiin ja ohjeisiin, joista keskeisimpiä ovat asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje sekä arkistonmuodostussuunnitelma, tietosuojapolitiikka ja tietoturvapolitiikka. Dokumentaation pohjalta on mahdollista tuottaa tiedonhallintalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) edellyttämät kuvaukset, kuten tiedonhallintamalli, asiakirjajulkisuuskuvaus, henkilötietojen käsittelytoimia koskeva seloste ja tietosuojaselosteet rekisteröidyn informointia varten. Digiturvamallin lisäksi kuntayhtymän toimintaprosesseja ja niihin liittyvän tiedon hallintaa kuvataan myös IMS-järjestelmän prosessikuvauksissa ja ARC-järjestelmän kokonaisarkkitehtuurikuvauksissa siten, että samojen tietoja ylläpitoa eri järjestelmissä pyritään välttämään.

Kuntayhtymän tiedonhallintamalli on kooste Digiturvamallissa kuvatusta tiedonhallinnan dokumentaatiosta. Mallia laadittaessa on hyödynnetty julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan suositusta tiedonhallintamallista (Valtionvarainministeriön julkaisuja 2024:22) sekä suositusta tietoturvallisuuden vähimmäisvaatimuksista (Valtionvarainministeriön julkaisuja 2024:19).

Kuntayhtymän hallintosäännön mukaan yhtymähallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain 4.2 § mukaiset tiedonhallinnan vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kuntayhtymässä. Tiedonhallintamallin ylläpidosta vastaa tiedonhallinnan ohjausryhmä.

Tiedonhallintamallin hyväksyy yhtymähallitus tiedonhallinnan ohjausryhmän valmistelun pohjalta. Tiedonhallinnan ohjausryhmän lisäksi tiedonhallintamallin päivityksestä ja ajantasaisesta dokumentaatiosta vastaavat omalta osaltaan myös tietovarannoista ja -aineistoista vastaavat viranomaiset sekä tietojärjestelmien omistajat ja pääkäyttäjät.

Kuntayhtymän tiedonhallintamalli on liitteenä 1 (osittain salassa pidettävä, JulkL 24.1 § 7).

Tiedonhallintamallia yhtymähallituksen kokouksessa esittelee tiedonhallinnan asiantuntija Pia Karhunen.

Lisätietoja: kuntayhtymän johtaja Heikki Helve, puh. 044 785 3050,

heik­ki.helve@sakky.fi tai tiedonhallinnan asiantuntija Pia Karhunen, puh. 044 785 3051, pia.karhunen@sakky.fi.

Kuntayhtymän johtajan

päätösehdotus Yhtymähallitus päättää

1) hyväksyä kuntayhtymän tiedonhallintamallin liitteenä olevan kuvauksen mukaisena;

2) nimetä samalla kuntayhtymän pääprosessit ja niihin liittyvät tietovarannot sekä niistä vastaavat viranomaiset seuraavasti (Tiedonhallintamalli 3.1, s. 5–6):

Pääprosesseja ja niistä vastaavia viranomaisia ovat:

- Opiskelijan polku, ammatillinen koulutus: rehtori
- Opiskelijan polku, lukio: rehtori
- Johtaminen: kuntayhtymän johtaja
- Henkilöstö: hallintojohtaja
- Talous: hallintojohtaja
- Tiedonhallinta: hallintojohtaja
- Viestintä ja markkinointi: kuntayhtymän johtaja
- Kiinteistö: hallintojohtaja
- Ulkoinen valvonta: tarkastuslautakunta

Kuntayhtymän hallinnoimat tietovarannot ja niistä vastaavat viranomaiset ovat:

- Ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen tietovaranto: rehtori
- Hallinnon ja johtamisen tietovaranto: kuntayhtymän johtaja
- Henkilöstöasioiden tietovaranto: hallintojohtaja
- Taloushallinnon tietovaranto: hallintojohtaja
- Tiedonhallinnan tietovaranto: hallintojohtaja
- Viestinnän ja markkinoinnin tietovaranto: kuntayhtymän johtaja
- Kiinteistötietovaranto: hallintojohtaja
- Ulkoisen valvonnan tietovaranto: tarkastuslautakunta

Tietovarannoista vastaavat viranomaiset toimivat myös tietosuoja-asetuksen mukaisina (henkilö-)rekisterien vastuuhenkilöinä. Tietovarannoista vastaavat viranomaiset hyväksyvät vastuullaan olevien tietovarantojen kuvaukset, jotka julkaistaan asiakirjajulkisuuskuvauksessa.

3) valtuuttaa kuntayhtymän johtajan hyväksymään tiedonhallintamalliin tehtävät sellaiset vähäiset teknisluonteiset päivitykset, jotka ovat tarpeellisia sen ajan tasalla pitämiseksi.

Päätös Yhtymähallitus päätti hyväksyä yksimielisesti päätösehdotuksen.

Pöytäkirjamerkintä:

Tiedonhallinnan asiantuntija Pia Karhunen osallistui kokoukseen (Teams-yhteydellä) asiantuntijana tämän asiakohdan käsittelyn ajan (klo 13.09–13.34).

Jani Rönkkö saapui kokoukseen tämän asiakohdan käsittelyn aikana klo 13.10.

Arvio päätöksen vaikuttavuudesta